Warum haben wir Shared Channels genutzt? Was war unser Use Case und warum kam das super bei den KollegInnen an?

Diese Fragen beantworten wir gerne und starten dafür mit unserer Ausgangssituation:

Unsere Unternehmensgruppe besteht aus drei Unternehmen, die eng zusammenarbeiten.

Die thinfabrics entwickelt technische Anwendungen und begleitet den gesamten Produktlebenszyklus. Der Kunde wird von der Anforderungsanalyse über die Konzeption bis hin zur Umsetzung begleitet.

Ähnlich ist es bei der thinformatics AG. Die thinformatics ist dabei Spezialist für IT-Beratung und realisiert ganzheitliche, maßgeschneiderte Lösungen auf Basis von Microsoft Technologien.

Als drittes Unternehmen im Bund hat sich die noerdisch auf die strategische Beratung, Konzeption und Umsetzung von Social Media Kampagnen für Employer Branding spezialisiert und unterstützt ihre Schwesterunternehmen im Bereich Social Recruiting.

Entsprechend gibt es eine Reihe von Schnittstellen und Themen, die eine Zusammenarbeit und Kommunikation bedingen. Bisweilen wurden Gastkonten in den jeweiligen Tenants in Microsoft Teams genutzt, um Themen wie zum Beispiel Social Media oder unternehmensübergreifende Team-Events zu organisieren und voranzutreiben. Herausfordernd ist hierbei zum Teil, dass Benachrichtigungen über den Teams Client als Gastbenutzer nur erhalten werden, wenn der Tenant gewechselt wird.

Bis dato!!! Habt ihr schon das neue Teams in der Preview ausprobiert? Dort ist der Wechsel zwischen den Tenants, und auch das parallele Arbeiten mit mehreren Konten wesentlich einfacher.

Häufig sind unsere KollegInnen in einer Reihe von Tenants unterwegs und es kam häufig dazu, dass KollegInnen Informationen zu spät gesehen und etwas verpasst haben bzw. auch von vielen Benachrichtigungen in einem anderen Tenant „erschlagen“ wurden, wenn sie als Gast Mitglied in einem gesamten Teams eines anderen Unternehmens Mitglied waren. Auch hinsichtlich mitarbeiterinitiierter Events merkten wir, dass die Gast-User in dem Teams zur Planung eines Events sich weniger angesprochen fühlten.

Die Herausforderung: Wie organisieren wir uns und unsere digitale Infrastruktur, damit KollegInnen Neuigkeiten, Events, etc. nicht mehr verpassen und wir eine Information nicht über mehrere Kanäle spielen müssen, damit sie alle erreicht?

Die Lösung: Shared Channels Collections!

Und so sah unser Weg zur Umsetzung aus: Als Auslöser lässt sich die interne Eventplanung festhalten. In der Vergangenheit wurden neben „offiziellen Events“ auch Events von MitarbeiterInnen geplant, wie z. B. Paintball spielen. Häufig wurden diese Events von der thinformatics geplant, gerne sollten aber auch KollegInnen der thinfabrics und der noerdisch dabei sein. Wie oben bereits beschrieben, fühlten Gäste in einem Teams sich weniger eingeladen, verpassten Benachrichtigungen und wurden bei gelegentlichem Tenantwechsel von einer Vielzahl von Benachrichtigungen „erschlagen“.

Nachdem die Probleme erkannt und die Shared Channels mit ihren Use Cases durchschaut waren, startete die mitarbeiterinitiierte Umsetzung. Mit Kristian, Jakob und Catalyn fand sich ein kleines Team zusammen, das sich dem Thema annahm.

Schritt 1: Erstellen eines Teams Team mit dem Namen „cross company channels“ in jedem der drei Tenants

Wir erstellten in jedem der drei Tenants jeweils ein neues Teams Team. Hierbei ist zu beachten, dass kein organisationsweites Teams erstellt werden darf. Dieses Problem haben wir gelöst, indem wir private Teams erstellt und alle KollegInnen des jeweiligen Unternehmens im Anschluss eingeladen haben. Das Gute daran war, dass wir die Erstellung zunächst „geheim halten“ konnten. So hatten wir die Chance, das unternehmensübergreifende „Kick Off“-Event zu nutzen, um unsere Idee und die bereits erfolgte Umsetzung allen KollegInnen vorzustellen, die Use Cases zu erläutern und alle im Anschluss einzuladen. Da wir kein organisationsweites Teams nehmen konnten haben wir andere Methoden in die Onboarding-Prozesse der einzelnen Unternehmen aufgenommen die dafür sorgen das neue Mitglieder automatisch in das jeweilige Team und damit in die Shared Channels aufgenommen werden.

Der, in einem kreativen Brainstorming entstandene Name „cross company channels“ signalisiert und verdeutlicht, dass alle KollegInnen aus der Unternehmensgruppe zugreifen können. Die Teams werden ausschließlich für unternehmensübergreifende Shared Channels genutzt und haben einen klar abzugrenzenden Use Case: Alles, was in diesem Teams passiert, betrifft die gesamte Unternehmensgruppe. Wir wissen somit sofort, wo wir Informationen, die alle betreffen finden und wo wir diese auch posten. Da ein Teams standardmäßig und verpflichtend den Kanal „Allgemein“ enthält (es handelt sich hierbei nicht um einen Shared Channel, sondern den Kanaltyp „Standard“), nutzen wir die Kanalmoderation. Hiermit schränken wir die Interaktion in diesem Channel ein, indem wir das Posten von Kanalbeiträgen durch Mitglieder verhindern. Beiträge, die im Kanal „Allgemein“ gepostet werden, können nur von KollegInnen des eigenen Unternehmens gesehen werden. Lediglich die Teamsbesitzer können nun noch Beträge posten und für jedes der drei Teams (ein Teams pro Unternehmen/Tenant) wurde ein „Willkommens-Post“ mit einer kurzen Erklärung zu den einzelnen Shared Channels geteilt. Hier besteht folglich lediglich der lesende Zugriff für Mitglieder. Neue KollegInnen können somit direkt erkennen, welchen Channel sie für ihr Anliegen am besten nutzen.

Schritt 2: AAD Collaboration Settings zur Nutzung der Shared Channels

Um Shared Channel unternehmensübergreifend nutzen zu können, müssen in allen beteiligten Umgebungen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein. Zunächst müssten die Teams Policies die Nutzung von Shared Channels zulassen (Manage channel policies in Microsoft Teams – Microsoft Teams | Microsoft Learn). Nun müssen in allen Umgebungen die Azure Active Directory Collaboration Settings für unser Szenario vorbereitet werden. Diese Einstellungen sind pro Tenant von einem Global Admin oder Security Admin umzusetzen und sollten mit Bedacht konfiguriert werden. Die hier zu wählenden Einstellungen hängen sehr von der Vertrauensstellung und Sicherheitsanforderung der Organisationen ab. Eine detaillierte Anleitung, welche Einstellungen gewählt werden können findet ihr hier: Configure B2B collaboration cross-tenant access – Microsoft Entra | Microsoft Learn.

In der Fotostrecke haben wir die bei uns eingesetzten Konfigurationen für euch festgehalten:

Diese Konfiguration haben wir entsprechend in jedem der drei Tenants ausgeführt.

Wartet einen Tag nachdem ihr die Änderungen vorgenommen habt bevor ihr die Shared Channels teilt. Das Inkrafttreten der Einstellungen kann etwas dauern.

Nun sind wir mit unserem kleinen Konzern technisch in der Lage, die Shared Channels für eine barrierefreie Zusammenarbeit zu nutzen.

Schritt 3: Erstellen der Shared Channels

Wie bereits in dem Post zu sehen (siehe Screenshot), haben wir aktuell 5 Shared Channels: Events, Marketplace, News, Social Media und Off Topic. Da noch kleine Einschränkungen in der Nutzung der Shared Channels bestehen, haben wir bei der Erstellung darauf geachtet, dass ein Shared Channel im Tenant des Unternehmens liegt, das ein Thema hauptsächlich verwaltet. So liegen zum Beispiel die Shared Channels „Events“ und „Social Media“ im Tenant der noerdisch, da sie die Events organisieren und den Social Media-Auftritt der Unternehmensgruppe verantworten. Entsprechend sind sie zumeist die Autoren der Kanalbeiträge. Dies wird unter anderem wichtig, da man z. B. den eigenen Beitrag in einem Shared Channel nur bearbeiten kann, wenn dieser im eigenen Tenant liegt. Dies gilt auch für die Synchronisation der Dateiablage eines Shared Channel mit OneDrive, welche nur funktioniert, wenn das eigene Unternehmen Host des entsprechenden Channels ist.

Darüber hinaus müssen wir die folgenden, weiteren Limitationen des Kanaltyps „Shared Channels“ in Kauf nehmen und leider zum aktuellen Zeitpunkt auf die folgenden Funktionen verzichten:

Nutzung des Planners & Forms

Verwendung von Tags (Jetzt bei User Voice Adding ‚external‘ users to Tags in shared channels · Community (microsoft.com) hochvoten!)

Kanalmoderation

Kopieren des Links zum Kanal(-post)

Aber das soll uns nicht aufhalten! Beispielsweise haben wir für die Erstellung bzw. Bereitstellung von Umfragen für alle KollegInnen kurzerhand eine kleine Anleitung für einen Workaround erstellt und diese im Shared Channel „News“ mit allen geteilt.

Des Weiteren haben wir ganz nach dem Motto „Weniger ist mehr“ festgelegt, dass wir nicht für jedes kleine Thema einen eigenen Shared Channel angelegen. Damit es übersichtlich bleibt, haben wir uns zunächst für den Channel „Off Topic“ entschieden. Hier posten wir sämtliche Nachrichten, die thematisch nicht in einen der anderen Channels passen. Stellen wir fest, dass sich in diesem Channel Posts zu einem bestimmten Thema häufen, denken wir über die Erstellung eines entsprechenden neuen Shared Channels nach.

Unser Fazit

Nach der Bekanntmachung unserer „cross company channels“ zum Jahres-Kick Off, erhielten wir eine Reihe positiver Rückmeldungen und freuten uns sehr über die ersten Posts und die rege, unternehmensübergreifende Nutzung.

Unser Ziel war es, die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb der Unternehmensgruppe zu vereinfachen, die Unternehmen enger zusammenzubringen und die Hürde des Tenantwechsels zu nehmen. Das „Wir“-Gefühl soll auf lange Sicht gestärkt werden, indem keines der Unternehmen „zu Gast“ bei dem anderen Unternehmen ist und sich ggf. weniger angesprochen fühlt. Unsere erste Einschätzung nach ein paar Wochen: Wir sind auf dem richtigen Weg – die Zielrichtung stimmt! 😊

Zudem haben wir nun ein Medium, über das wir News Ankündigungen mit allen Unternehmen an einem Ort teilen können.

Hindernisse stellen dabei noch kleine Bugs und Fehler der im Verhältnis noch recht jungen Shared Channels dar. Aber auch das sehen wir als Chance. Wir sind Consultants und wollen unsere Kunden bestmöglich beraten. Dafür folgen wir dem Motto „Eat your own dogfood“ und sammeln Erfahrungen in der Nutzung der Shared Channels.

Wir sehen die zahlreichen Use Cases, sind gespannt auf Weiterentwicklungen und sehen das Potenzial für unseren Anwendungsfall der „cross company channels“.

& noch ein letzter Punkt, der dieses kleine Projekt bei uns so cool macht 😎: Die Idee, Planung und Umsetzung war eine reine Mitarbeiterinitiative. Die Herausforderung im Arbeitsalltag wurde erkannt, die Funktionsweise der Shared Channels verstanden und die Umsetzung pragmatisch und schnell mit Hilfe von KollegInnen angegangen💪.

Jetzt zu EUCH😊! Nutzt ihr die Shared Channels bereits und wenn ja, für welche Use Cases? Wir freuen uns über eure Anregungen oder Fragen!