Referenzprojekt: Einführung und Nutzung von Cloud-Services unter hohen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen
Im Rahmen der Einführung und Nutzung von Cloud-Services in der Freien und Hansestadt Hamburg stand die Gewährleistung von Informationssicherheit, Compliance und einer langfristig tragfähigen sowie strategisch ausgerichteten Betriebs- und Governance-Struktur im Mittelpunkt.
Das Projekt war durch eine hohe Komplexität geprägt: Eine Vielzahl von Fachbereichen und Organisationseinheiten brachte unterschiedliche, teils konträre Anforderungen an Nutzung, Sicherheit und Betrieb ein. Ziel war es, in diesem Spannungsfeld einen umsetzbaren und regelkonformen sowie strategisch tragfähigem Rahmen für die Nutzung von Cloud-Services zu entwickeln.
Die zentrale Herausforderung bestand darin, die Nutzung standardisierter Cloud-Dienste mit hohen regulatorischen Anforderungen – insbesondere im Kontext von BSI-orientierten Sicherheitsvorgaben und erhöhtem Schutzbedarf – in Einklang zu bringen und gleichzeitig praktikable Lösungen für die Organisation zu schaffen.
Gleichzeitig lag ein wesentlicher Fokus darauf, die Vielzahl an beteiligten Personen und unterschiedlichen Arbeitsbereichen zur Nutzung der neuen Tools zu befähigen, eine breite Akzeptanz sicherzustellen und die digitale Zusammenarbeit in der Cloud organisationsweit zu etablieren.
Die thinformatics AG unterstützte das Vorhaben maßgeblich durch ihre ausgeprägte fachliche Expertise und eine hohe Qualität in der methodischen und inhaltlichen Umsetzung. Dabei brachte sie insbesondere ihre Erfahrung im Spannungsfeld von Cloud‑Nutzung, Informationssicherheit und den spezifischen Rahmenbedingungen der öffentlichen Verwaltung ein. Dies umfasste insbesondere:
strukturierte Aufnahme und Konsolidierung vielfältiger Anforderungen aus Fachbereichen, IT und Sicherheit
methodische Bewertung von Schutzbedarfen, Risiken und regulatorischen Vorgaben
Ableitung eines umsetzbaren Zielbilds für eine sichere und regelkonforme Nutzung von Cloud-Services
Aufbau belastbarer Governance- und Entscheidungsstrukturen
Moderation und Begleitung von Gremien- und Stakeholderprozessen über verschiedene Ebenen hinweg (u. a. Fachgremien, Management- und Leitungsebene)
Konzeption und Begleitung von Change- und Adoption-Maßnahmen zur organisatorischen Einführung und breiten Nutzung der Cloud-Services
Konzeption und Umsetzung strukturierter Informations- und Kommunikationsformate sowie zielgruppenspezifischer Qualifizierungs- und Befähigungsmaßnahmen
Förderung von bereichsübergreifendem Austausch und Aufbau nachhaltiger Community-Strukturen zur Steigerung der Nutzung der Cloud-Services und M365-Produkte
datenbasierte Auswertung der Nutzung zur gezielten Optimierung und Nachsteuerung
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war die Fähigkeit, unterschiedliche Interessen zu moderieren und in einen gemeinsam getragenen, gangbaren Lösungsansatz zu überführen.
Flankierend trug ein gezielt auf die Kundensituation zugeschnittenes Change-Management maßgeblich dazu bei, die Nutzung der Cloud-Services in der Breite zu etablieren. So konnten die Services nicht nur technisch bereitgestellt, sondern auch nachhaltig in der Organisation verankert und im Arbeitsalltag wirksam genutzt werden. Gleichzeitig wurde damit ein wesentlicher Beitrag zum übergreifenden Veränderungsprozess hin zu einer modernen, digitalen Arbeitsweise geleistet.
Im Ergebnis konnte eine sichere und regelkonforme Nutzung geschaffen werden, die sowohl den regulatorischen Anforderungen als auch den unterschiedlichen fachlichen Bedürfnissen gerecht wird und damit eine verlässliche Grundlage für den weiteren Betrieb bildet.
Der Projekterfolg basiert auf der engen und partnerschaftlichen Zusammenarbeit zwischen der Freien und Hansestadt Hamburg, den beteiligten Organisationen und der thinformatics AG, wobei die Projektsteuerung auf Kundenseite verankert war und durch die Beratungsleistungen zielgerichtet unterstützt wurde.